عمليات تأسيس وافتتاح الفنادق: Establishing and Opening Hotels اعداد استاذ أحمد عفيفة

عمليات تأسيس وافتتاح الفنادق: Establishing and Opening Hotels

   إن افتتاح فندق هو مشروع معقد يتطلب مشاركين ماهرين، هناك مراحل وإجراءات معينة يتوجب اتباعها, من الضروري الحصول على أفضل نتيجة في كل مرحلة, فمن المهم للغاية التخطيط لجميع الخطوات بعناية، من أجل تلبية جميع مطالب أصحاب المصلحة, يجب مراعاة جميع الجوانب والمخاطر المحتملة, عادة ما يستغرق تنفيذ جميع الإجراءات المخطط لها قبل الافتتاح التجريبي للفندق ما بين ثلاثة إلى ستة أشهر, ومنها يبدأ التحضير له قبل سنة من الافتتاح, تتضمن مرحلة ما قبل الافتتاح العديد من التحديات والفرص, فخلال هذه المرحلة, يواجه جميع أصحاب المصلحة العديد من القضايا التشغيلية, وبالنظر إلى الخطط الموضوعة, تحتاج إدارة فريق العمل إلى إعداد خطط بديلة, لتجنب الوقوع في أية أخطاء, والسرعة في تلافيها في حال حدوثها, يتم ذلك من أجل تحقيق الأهداف المالية, وكذلك تحقيق عائد على الاستثمار, لذلك تقوم الإدارة بتعديل الإجراءات في استراتيجية ما قبل افتتاح الفندق لضمان أفضل نهج.

لبدء مرحلة ما قبل الافتتاح للفندق, من الضروري تعيين شخص مسؤول يكون هو المدير العام للفندق طوال فترة الافتتاح, المدير العام هو الشخص الذي يمثل الفندق أمام الجمهور في هذه المرحلة, ويمثل المالك والمستثمر, يقوم المدير العام في هذه المرحلة مع جميع الأطراف بتنفيذ الخطط والمهام الموضوعة, باتباع خطوات وإجراءات معينة, فيتوجب إكمال جميع المهام خلال فترة زمنية محددة للوصول أخيراً إلى التاريخ المستهدف لافتتاح الفندق, يمكن عادةً تأجيل تاريخ افتتاح الفندق خلال هذه المرحلة, ولكن من المهم عدم تجاوز الموعد النهائي لتنفيذ الأعمال والأنشطة التجارية, في أسوأ الحالات, يمكن تمديد موعد الافتتاح لمدة أقصاها شهرين إلى ثلاثة أشهر من التاريخ المخطط له في الأصل, هذا يعتمد على تقييم المدير العام المسؤول عن مراقبة تنفيذ جميع المهام, في حالة تقدير المدير العام أن التاريخ الأصلي لن يكون ممكناً, بالاتفاق مع شركاء العمل, سيقوم بترتيب التاريخ المحتمل التالي, ويجب أن يكون حذراً بشأن الخسائر المحتملة الجديدة, وخاصة التكاليف, من الناحية العملية, يتم دائماً العمل على الخطط والتوقعات لمزيد من تواريخ الافتتاح, من أجل تقليل مخاطر المشروع ككل, فيما يلي الخطوات الأولية لبداية مرحلة ما قبل افتتاح الفندق.

الخطوات الرئيسية لبدء مرحلة ما قبل الافتتاح The main steps to start the pre-opening phase

تبدأ مرحلة التجهيز للافتتاح من نصف عام إلى عام قبل الافتتاح التجريبي للفندق, الشرط الأساسي هو وجود استراتيجية, والتي بموجبها يجب أن تبدأ عمليات التحضير والتجهيز بشكل رسمي قبل عام واحد من الافتتاح, وبالطبع, يعتمد ذلك على حجم الفندق وهيكل الملكية وطريقة ممارسة الأعمال التجارية, بالنسبة للفنادق الصغيرة والعائلية, غالباً ما يتداخل هذا الحد الزمني مع المراحل السابقة الأخرى, أما خطوات التحضير لمرحلة ما قبل الافتتاح للفندق هي:

• البحث عن مكانة جديدة في السوق (ظروف العرض والطلب, الموقع, عوامل أخرى ذات صلة(.
• التفاوض والتعاقد مع شركاء الأعمال (المستثمرين).
• اختيار مدير عام الفندق لمرحلة ما قبل الافتتاح.
• استقطاب فريق دعم للمدير العام.
• اختيار مديري أقسام الفنادق.
• تعيين موظفي الافتتاح ومتابعة الاشراف على أعمالهم وعمليات تأهيلهم وتدريبهم وصولاً لمرحلة الافتتاح.

من خلال استكمال كل خطوة من خطوات التحضير لمرحلة ما قبل الافتتاح, تبدأ المرحلة وتستمر حتى تاريخ الافتتاح الأولي للفندق, تتضمن الخطوة الأولى في العملية معرفة وفهماً هائلين لسوق السياحة, والتي يجب استكشافها باستمرار, من أجل التحكم في جميع التغييرات في متطلبات واحتياجات السوق ومتابعتها, من خلال معرفة وإتقان التعامل مع جميع التحديات في سوق السياحة, من المهم مراقبة جميع الطلبات والاحتياجات والدوافع باستمرار, والتي تجعل السياح يسافرون إلى وجهة سياحية محددة, وبمجرد استكشاف السوق بدقة, وإنشاء جميع العوامل المؤثرة ذات الصلة, يتبع ذلك التفاوض وتأسيس شركاء الأعمال, عند إبرام عقد بين مالك فندق ومستثمر, من المهم تحديد من سيكون المدير العام للفندق في المرحلة التي تسبق الافتتاح, الخطوة التالية هي تشكيل فريق مساعد للمدير العام, والذي سيساعد إلى أقصى حد ويساعد في معرفتهم ومهاراتهم وقدراتهم, في تلك اللحظة, يتكون فريق إدارة للفندق تم تشكيله رسمياً قبل الافتتاح, ثم إلى جانب المدير العام, يتم اختيار رؤساء الأقسام حسب الاحتياجات والشروط الأخرى, وهي ناتجة عن التعاون والاتفاق من الخطوات السابقة, كل من الأعضاء المشمولين لديه مهام محددة, يتم تفويضها والإشراف عليها من قبل المدير العام للفندق, تتمثل الخطوة الأولى في مرحلة ما قبل الافتتاح للفندق في إنشاء قائمة مرجعية بالمهام التي يجب أن ينجزها مدير الفندق, من أجل تسهيل تحديد وقت تنفيذ المهام, يجب مراقبة تنفيذ كل مهمة والإشراف عليها عن كثب, هناك العديد من التحديات التي يواجهها المدير العام في مرحلة ما قبل الافتتاح للفندق هو ضيق الوقت, وتأخر أداء مهام المشاركين المفوضين, ومشكلات الاتصال, لذلك فإنه من المهم تحديد إطار زمني واقعي لتجنب مخاطر التأخير, والتي عادة ما تسبب جوانب مالية غير مرغوب فيها, بالإضافة إلى ذلك, يجب على المدير العام أن يحدد بدقة مع من يفعل ماذا, ومتى, وأين, لإبقاء كل شيء تحت السيطرة, هناك حاجة إلى اتصال واضح ودائم بين المالك والمشغل, ومتابعة حثيثة لقضايا الترخيص, والتأكد من عدم وجود أي نشاط مؤجل لم يتم انجازه, ومعرفة التصرف تحت ضغط الوقت, يجب على المدير العام الانتباه باستمرار إلى جودة الاتصال, وتفويض المهام بوضوح, والتحكم فيها, وفي النهاية مواجهة مخاطر ضيق الوقت.

اعداد استاذ أحمد عفيفة